塾テナント契約は「電子契約」で結べる？メリットと署名方式・保管・保証人手続きの契約前チェック
hirokikawakami塾の開業準備では、内装業者との打ち合わせ、各種届出、講師採用、広報と、やることが一度に押し寄せます。その最中に「契約書は郵送で往復させるので1〜2週間かかります」と言われ、開業スケジュールが後ろにずれ込む。そんな場面は珍しくありません。近年は賃貸借契約を電子契約で結べる貸主・管理会社も増えてきました。本記事では、塾テナントの契約を電子化するときのメリットと、見落としやすい注意点を整理します。
事業用の賃貸借契約も電子化できる
賃貸借契約そのものは、もともと当事者の合意で成立する契約で、書面での作成が絶対条件ではありません。そのうえで、宅地建物取引業法の改正により、2022年5月以降は重要事項説明書や契約書面（37条書面）を、相手方の承諾を得て電磁的方法（PDFなど）で交付できるようになりました。定期借家契約の事前説明書面についても、借主の承諾を得たうえで電磁的方法による提供が認められています。
ただし、実際に電子契約を使えるかどうかは貸主・管理会社・仲介会社の運用次第です。個人オーナーの物件や、従来の紙運用を続けている管理会社では、紙の契約書が前提のことも多くあります。制度の運用は更新されるため、最新の取り扱いは国土交通省などの公式情報と、仲介会社の説明でご確認ください。
電子契約にするメリット
- スピード：郵送の往復や押印のための来訪が不要になり、遠方の貸主ともオンラインで締結できる
- 印紙税の節約：紙の契約書は課税文書にあたる場合がありますが、電子データで交わす契約書には印紙税は課されないとされています（詳細は国税庁の案内をご確認ください）
- 保管・検索のしやすさ：更新時期や解約予告期限の確認が、データ検索でできる
- 紛失リスクの低下：複数教室を運営する塾では、原本管理の手間が減る
印紙税の基本は、当サイトの関連記事「塾テナントの賃貸借契約書に収入印紙は必要か」も参考にしてください。
契約前に確認したい注意点
| 確認項目 | 見るべきポイント |
|---|---|
| 署名の方式 | 貸主・借主がそれぞれ電子署名を行う「当事者型」か、サービス事業者が署名を担う「立会人型」か。保証会社や金融機関の求める方式と合うか |
| 締結後のデータ受領 | 締結済みのPDFを自分で保存・ダウンロードできるか。サービスの利用期間終了後も閲覧できるか |
| 付属書類 | 重要事項説明書、特約事項、図面、使用細則、鍵の受領書などが電子化の対象に含まれるか。紙の書類が別に届く場合は漏れがないか |
| 連帯保証人・保証会社 | 連帯保証契約は書面または電磁的記録で行う必要があります。保証人が電子署名に対応できるか、保証会社は専用の手続きか |
| 本人確認と権限 | 法人契約では、署名者が代表者本人か、権限を委任された担当者かを確認される。委任状の取り扱いも事前に確認 |
| 費用 | 電子契約サービスの利用料を借主負担とする場合があるため、事前に確認 |
とくに塾の場合、契約書に加えて内装工事の承諾書、看板設置の承諾、工事区分の覚書といった周辺書類が多くなりがちです。これらが電子の契約書とは別に紙でやり取りされることもあるため、「どの書類が電子で、どれが紙か」を最初に一覧にしておくと、手続きの抜けを防げます。
保管で気をつけたいこと
電子契約で結んだ契約書も、税務上は取引関係書類として保存が必要です。電子取引で受け取ったデータは、電子帳簿保存法の要件（検索できる状態での保存など）に沿った保管が求められます。具体的な要件は税理士や所轄の税務署にご確認ください。
- 締結済みPDFを、契約書名・相手方・契約日・賃料などで検索できる名称で保存する
- クラウドストレージやバックアップを二重化し、担当者の退職でデータが消えないようにする
- 更新日・解約予告期限をカレンダーに登録し、データと紐づけておく
- 特約や覚書が追加されたら、最新版がどれか分かるように管理する
失敗事例と成功事例（匿名）
ある塾長は、遠方の貸主との契約を電子契約で進め、開業前の慌ただしい時期に数日で締結できました。一方、別の塾長は、電子契約サービス上のデータを保存しないまま、サービスの閲覧期限が過ぎてしまい、更新時に契約内容を確認するのに苦労したといいます。契約の電子化は、「結ぶ」より「残す」ことの運用が大切です。
東武東上線沿線の志木・朝霞・和光市・川越といったエリアで物件を探す場合も、都心の仲介会社や遠方の貸主とやり取りするケースがあります。契約手続きをオンラインで進められるかは、スケジュール面で小さくない差になります。
編集部からのアドバイス
申込みの段階で、次の点を仲介会社に聞いておくとスムーズです。
- 「契約は電子契約に対応していますか。紙での締結も選べますか？」
- 「電子署名の方式と、利用料の負担者を教えてください」
- 「連帯保証人・保証会社の手続きも電子で完結しますか？」
- 「重要事項説明と契約書以外に、紙で必要な書類はありますか？」
電子契約は便利ですが、内容をよく読まずに「クリックで完了」してしまう怖さもあります。紙の契約と同じく、条項の確認は省略しないでください。なお、本記事は2026年時点の一般的な解説であり、制度や運用は変わることがあります。具体的な契約については、貸主・管理会社、必要に応じて弁護士・税理士などの専門家にご相談ください。
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